Quand un fichier Excel devient un problème
Quelques signes qu'un fichier fait tourner une partie de l'entreprise et qu'il en a atteint les limites :
- plusieurs personnes doivent le remplir, et elles se marchent dessus ou travaillent sur des copies ;
- des fichiers « version finale 3 » circulent par e-mail, et personne ne sait lequel est le bon ;
- une seule personne comprend les formules, et tout s'arrête quand elle est absente ;
- on ne sait pas qui a modifié une ligne, ni quand ;
- les équipes sur le terrain ne peuvent pas s'en servir depuis un téléphone ;
- le fichier devient lent, et on hésite à y toucher de peur de tout casser.
Ce que change une application
- Plusieurs personnes travaillent en même temps sur les mêmes données, sans copie ni conflit.
- Chacun voit ce qui le concerne : le commercial ses devis, l'atelier sa production, la direction ses chiffres.
- Les erreurs sont arrêtées à la saisie, avec des champs obligatoires, des listes de choix et des calculs qui ne peuvent plus être écrasés par mégarde.
- Chaque modification est enregistrée avec son auteur et sa date.
- L'application s'ouvre aussi sur un téléphone, pour ceux qui ne sont pas au bureau.
- Vous gardez Excel pour vos analyses : les données s'exportent en un clic.
Des fichiers qui gagnent à devenir une application
Le suivi des interventions ou des chantiers, les devis et leurs relances, le planning d'une équipe, le suivi de production, un stock de pièces, le fichier clients et son historique. Si l'un de ces fichiers est rempli par plusieurs personnes et que des décisions en dépendent, c'est un bon candidat.
Pour les techniciens et les bons d'intervention, voir aussi l'application de gestion d'interventions.
Comment se passe la transformation
- Au premier rendez-vous, on parcourt votre fichier ensemble, avec les personnes qui s'en servent. Ses onglets et ses formules contiennent déjà la plupart de vos règles.
- On définit qui saisit quoi, qui valide et qui consulte, et vous recevez un devis à prix fixe.
- Dès les premières semaines, vous pouvez ouvrir l'application en cours de construction et me dire ce qui doit changer.
- À la mise en service, les lignes de votre fichier sont reprises dans l'application, et le fichier reste disponible en lecture le temps de tout vérifier.
Et les outils en ligne qu'on configure soi-même ?
Pour un besoin simple, un tableur partagé en ligne ou un outil comme Airtable peut suffire, et dans ce cas un développement ne se justifie pas. L'application sur-mesure devient utile quand les règles de votre métier sont précises, quand des équipes terrain doivent saisir sur téléphone, ou quand vous ne voulez plus payer un abonnement par utilisateur ni dépendre d'un éditeur.
Prix et délais
Transformer un fichier en outil simple démarre autour de 5 000 €, pour quelques semaines de travail. Si l'application doit aussi servir des équipes sur le terrain ou remplacer plusieurs fichiers à la fois, le prix monte en conséquence. Il est fixé dans le devis avant de commencer.